Una situación de alta consulta tiene relación con los plazos de conservación de documentos laborales. En el caso concreto de los registros de asistencia, la Dirección del Trabajo, con fecha 26 de noviembre de 2024 emitió el Ordinario N° 795, que precisamente refuerza la doctrina vigente respecto de sus plazos, aplicados en este caso a los registros de asistencia que se realizan por soportes electrónicos.
Alcance normativo.
La doctrina vigente, que nace a partir del año 2017 y que se refuerza con posterioridad los años 2021 y 2024, establecen que, dentro de los requisitos de los sistemas electrónicos de asistencia, se debe contar con la mantención de información por un plazo no inferior a 5 años. Del mismo modo, en casos de cambio de proveedor del servicio, será responsabilidad del empleador el resguardo de este tipo de información histórica que no haya podido ser migrada al nuevo sistema.
Por otro lado, en caso de pérdida por fallas técnicas o cambio de proveedor, la Dirección del Trabajo ya establece en ordinario 2927, desde el año 2021, que se debe replicar y respaldar los registros en dispositivos de almacenamiento externo, para garantizar la disponibilidad de la información en caso de fiscalizaciones presenciales o por cambio del proveedor del servicio.
En suma, el plazo mínimo de conservación de los registros de asistencia electrónicos es de 5 años, y en caso de pérdida, no es posible aducir fallas técnicas o cambio de proveedor.
